Branża prawnicza to jedna z tych, w których szczególnie liczy się czas i dobra organizacja. Nie dziwi więc, że wśród nowoczesnych kancelarii i działów prawnych przedsiębiorstw rośnie zainteresowanie kwestią zarządzania projektami prawniczymi (Legal Project Management).
Umiejętności zarządzania projektami nie zdobywa się na studiach prawniczych, ale prawnicy związani z tą dziedziną nie są skazani na intuicyjne działania i uczenie się wyłącznie na własnych błędach. Mają bowiem do dyspozycji szkolenia, dzięki którym mogą pozyskać potrzebną wiedzę i skutecznie radzić sobie z codziennymi wyzwaniami. Są one przydatne przede wszystkim dla osób zajmujących kierownicze stanowiska w kancelariach i działach prawnych przedsiębiorstw. Jak wyglądają takie szkolenia dla prawników? Co trzeba wiedzieć o zarządzaniu projektami prawnymi, by móc je efektywnie realizować?
Istota zarządzania projektem prawnym
Legal Project Management, czyli zarządzanie projektami związanymi ze świadczeniem usług prawnych, pozwala zwiększyć efektywność i ograniczyć czasochłonność praktyk prawnych. To możliwe dzięki zastosowaniu określonych reguł i praktyk zarządzania projektami, czy też sposobów doskonalenia procesów. Ważną rolę odgrywają również narzędzia z zakresu sporządzania harmonogramu, redukcji ryzyka i zarządzania czasem prawnika. By zapewnić skuteczną obsługę transakcji i postępowań procesowych, niezbędne jest też określanie i monitorowanie wskaźników efektywności pracy prawnika przy projekcie.
Nie ulega więc wątpliwości, że świadczenie usług prawnych z wykorzystaniem podejścia projektowego, wymaga od prawnika dobrego przygotowania merytorycznego.
Zarządzanie projektem prawnym – zarządzanie jego celami i zakresem
Do skutecznego planowania i zarządzania projektami prawnymi potrzebna jest rozległa wiedza i szeroki zakres umiejętności. Prawnik powinien znać stosowane podejścia i standardy, takie jak Agile, CCPM, Lean, PMI czy six sigma, a także wiedzieć, w jaki sposób umiejętnie z nich korzystać, tak, by móc tworzyć własne, efektywne rozwiązania.
W zarządzaniu projektami niezbędna jest umiejętność opisywania i parametryzowania celów: głównego, szczegółowych i dodatkowych. Wymagane jest określanie zakresu, czasu i zasobów w projektach, a także radzenie sobie z ewentualnymi ograniczeniami. Project Manager – prawnik potrafi również zdefiniować wymierne rezultaty wykonania projektu, czy też kryteria ilościowe i jakościowe odbioru jego produktu.
Planowanie i harmonogramowanie projektu prawnego
Z zarządzaniem projektem prawnym wiąże się również jego planowanie i harmonogramowanie. Prawnik definiuje pojawiające się przy nim zadania z pomocą na przykład narzędzi WBS (WorkBreakdown Structure). Określa poziomy i kryteria poprawności WBS oraz właściwy poziom szczegółowości opisu zadań.
Planowanie projektu prawnego to także budowanie jego sieci, co wymaga omówienia relacji pomiędzy zadaniami i oceny zasadności ich zastosowania. Na tym etapie zarządzania projektem prawnym pojawia się wiele informacji, tak więc ważne jest, by do minimum ograniczyć związaną z nim dokumentację.
Harmonogramowanie projektu prawnego
Harmogram projektu to kalendarz, w którym wskazuje się (w podziale na sekcje) zasoby niezbędne do wykonania projektu oraz realizowane w tym czasie działania. Project manager rozkłada zadania i funkcje projektu prawnego, tak, by zminimalizować jego czaso- i pracochłonność. To wymaga wiedzy na temat skutecznego etapowania w zarządzaniu projektami prawnymi, a także wykorzystania tak zwanych kamieni milowych.
Kamienie milowe są jednorazowymi, istotnymi zdarzeniami w harmogramie. Nie pochłaniają czasu i zasobów, lecz stanowią punkty odniesienia dla oceny realizacji planu. Mogą znajdować się teoretycznie w dowolnym miejscu, ale najczęściej umieszcza się je na końcu serii zadań lub etapów. Pełnią kilka ważnych funkcji, w tym pozwalają uniknąć nieporozumień już na starcie projektu i wyeliminować niespodzianki na etapie jego realizacji.
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na zadania znajdujące się na ścieżce projektu (z ang. Critical Path Metod – CPM). Ta ostatnia stanowi bowiem ciąg takich podzadań projektu, które decydują o terminie realizacji przedsięwzięcia; jeśli którekolwiek z nich ulegnie opóźnieniu, opóźni się wykonanie całego projektu. W rzeczywistości, ścieżka projektu jest instrumentem planowania i kierowania prac, a także gwarantującym ich poprawny przebieg w czasie.
Zarządzanie ryzykiem i nadzorowanie projektu prawnego
Każdy projekt wiąże się z różnego typu ryzykami. Wielu z nich nie da się uniknąć, ale większość może zostać zredukowana poprzez odpowiednie zarządzanie. Menedżer projektu przygotowuje rejestr ryzyk, a także definiuje zadania mające na celu ich wyeliminowanie lub zminimalizowanie. Ponadto, troszczy się o prawidłowy przebieg realizacji prac w projekcie. Wymaga to od niego określenia sposobu ich nadzorowania (do dyspozycji ma metody klasyczne, zwinne, hybrydy), czy też skutecznego zarządzania w projekcie dostawcami i/lub kooperantami.
Szkolenia dla prawników – Warszawa i Poznań
Zarządzania projektami można nauczyć się na specjalnych szkoleniach dla prawników. Poznań i Warszawa to miasta, w których swoje warsztaty jeszcze w tym roku przeprowadzi firma szkoleniowa EY Academy of Business. W dniach 21-22 listopada 2019 r. odbędzie się szkolenie w Poznaniu, natomiast w przypadku Warszawy moduł I szkolenia zaplanowano na 3-4 grudnia 2019 r., a moduł II na 13-14 stycznia 2020 roku. Czego można oczekiwać po warsztatach?
Na szkoleniach dla prawników organizowanych przez firmę EY można zdobyć wiedzę i praktyczne umiejętności z zakresu planowania i harmonogramowania zadań w projekcie prawnym, a także zarządzania związanym z nim ryzykiem oraz nadzorowania jego realizacji. Nabyta wiedza pozwoli również łatwiej zarządzać grupą realizującą przedsięwzięcie oraz rozwiązywać ewentualne problemy. Co ważne, ułatwia ona radzenie sobie z projektem, niezależnie od jego rodzaju, specyfiki i złożoności.
Więcej o szkoleniach dla prawników organizowanych przez EY można przeczytać na stronie: https://www.academyofbusiness.pl/pl/szkolenia/zarzadzanie-projektem-prawnym-w-praktyce,205/.
Artykuł sponsorowany.
